Contabilidad

§1 Introducción

La interfaz de usuario incluye algunos arreglos que permiten utilizar los mecanismos generales de mantenimiento de ítems de la dBase para construir un sencillo sistema de contabilidad de partida doble. Se trata de una utilidad marginal, aunque muy práctica, que sin pretender por supuesto que pueda ser utilizada para mantener la contabilidad oficial de una empresa, ni competir con ninguna de las potentes aplicaciones diseñadas específicamente para tal fin. Puede sin embargo servir para mantener un sistema de control financiero básico, particular o empresarial, o para montar un sencillo sistema de control de existencias en un almacén, ya que las unidades no tienen que referirse necesariamente a Euros, Dólares o Pesos. También pueden representar otro tipo de unidades; metros de cable; tornillos de M10, o sacos de cemento. En cualquier caso, puede cubrir un hueco entre los que no quieran o sepan utilizar la aparatosidad de un programa de contabilidad general y busquen algo mejor que el consabido método de la libreta y el lápiz.

§2 Unas nociones para los no iniciados

Para poner en situación al lector que no haya oído hablar de eso de la "contabilidad de partida doble", digamos que como indica su nombre, es un sistema contable (de controlar el dinero [3]) basado precisamente en que los movimientos se anotan por partida doble (se anotan dos veces). La ventaja del método es que permite controlar los errores muy fácilmente, así como seguir la pista a sus movimientos (de donde proviene y a donde va). Digamos también que un movimiento contable, es el reflejo de un movimiento de dinero que merece ser anotado. Por ejemplo, no es un movimiento contable si pasamos el dinero de la billetera al bolsillo del pantalón, y sí lo es si sacamos efectivo del cajero automático y lo guardamos en el bolsillo o en el bote de galletas de la cocina, ya que en este último caso, ha disminuido el saldo nuestra cuenta bancaria (Banco) y ha aumentado el de efectivo (Caja).

Cada movimiento contable se plasma en un apunte (anotación), que puede tener varios asientos (como mínimo dos). Un asiento es una línea en una cuenta. Se utilizan distintas cuentas (hojas de papel en la versión contable clásica) para anotar el origen y el destino del dinero según los aspectos que queramos controlar [1]. Por ejemplo, una cuenta Banco, para anotar los movimientos en la cuenta bancaria (una para cada banco en el que tengamos operación); otra denominada Caja, para representar el dinero que tenemos en efectivo; otra Gastos coche, para anotar los gastos del automóvil; otra Ingresos Salario, para anotar nuestros ingresos por el trabajo; otra Gastos Vestuario, para anotar los gastos de ropa; etc.

Como se habrá figurado, el número y descripción de las cuentas puede ser cualquiera. Lo importante es que se ajusten a nuestras necesidades. Generalmente las cuentas se agrupan en tres grandes grupos, Ingresos; Gastos y Tesorería. Cada una puede tener tantas subcuentas como exija el nivel de detalle que se estime necesario. Por ejemplo, alguien podría llevar una contabilidad muy básica con solo cuatro cuentas: Ingresos, Gastos, Caja y Banco, mientras que alguien más meticuloso quizás preferiría el siguiente esquema:

Ingresos
- Sueldos y salarios
- Ingresos atípicos
- Intereses Cartilla de ahorros
Gastos
- Colegios y guardería
- Gastos automóvil
- Gastos casa
  - Electricidad, agua y gas
  - Alimentación
  - Otros suministros
- Gastos vestuario
- Viajes y diversiones
Tesorería
- Banco A
- Banco B
- Ahorros (Hucha)
- Caja/Bolsillo
Acreedores y Deudores
- Acreedores
- Deudores

Por supuesto, en este último caso el nivel de control sería mucho mayor que en el anterior. El conjunto de cuentas (hojas de papel distintas) previstas para las anotaciones es conocido en su conjunto como plan de cuentas, y en los casos más detallados, como el ejemplo anterior, existen dos tipos: las de Mayor y las Subcuentas. Las primeras son las que hemos señalado en negrita (azul) y se caracterizan porque no reciben anotaciones directamente, solo las subcuentas. En realidad las cuentas de mayor son unos entes imaginarios que reflejan grandes rubros y representan la integración del contenido de las subcuentas que las componen. La ventaja de los sistemas electrónicos de contabilidad es que esta integración se realiza automáticamente, de forma que por ejemplo, es fácil saber directamente cuantos han sido nuestros gastos totales (saldo de la cuenta de mayor Gastos) sin tener que realizar manualmente las sumas de los saldos de cada subcuenta.

Tradicionalmente los "libros de cuentas" tenían una serie de líneas con dos columnas a la derecha, señaladas Debe y Haber. Un asiento es una anotación en una de estas líneas, que comienza siempre con la fecha del movimiento. A continuación, una descripción (concepto) y finamente, la cantidad en la columna del Debe o del Haber según que el movimiento en cuestión represente un valor que entra o sale a/de la cuenta en cuestión. Como se trata de una contabilidad por partida doble, un apunte (un movimiento de dinero) hay que anotarlo dos veces, una en la cuenta de donde sale y otra en la cuenta a la que llega. Como el dinero no puede desaparecer por el camino (lo que sale de un sitio debe ser igual a lo que llega a otro/s), el resultado total, considerando positivo lo que hemos anotado en el Debe y negativo lo que hemos anotado en el Haber, debe ser cero.

Se entenderá mejor el juego con un par de ejemplos prácticos. En el primero suponemos que hemos sacado 300 € del cajero electrónico el día 13-9-2007. Los dos asientos del apunte que representa el movimiento quedarían reflejados como sigue (hemos intentado reproducir lo que sería el aspecto de las hojas de contabilidad clásica):

En la hoja de la cuenta Tesorería Banco A [2]

Tesorería. Banco A